Pengertian Dokumen Dan Dokumentasi Beserta Perbedaannya Secara Lengkap

Pengertian Dokumen , Perbedaan, Jenis, Ruang Lingkup, Kegiatan, Contoh, Para Ahli

Pengertian Dokumen

 

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan. Dokimentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya sebagian kecil dari dokumen.Dalam bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat.

Sampai sekarang pengertian dokumen berbeda bagi setiap ahlinya.Sebagai bahan perbandingan berikut ini dapat kita lihat pengertian dokumen dari berbagai sumber:

1.      Ensiklopedia Administrasi:Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

2.      Ensiklopedia Umum:Dokumen berarti surat,akte,piagam,surat resmi dan bahan rekaman,tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti yang luas,termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai suatu hal.

3.      Kamus Bahasa Inggris Webster,Dokumen adalah:

a.membuktikan dengan keterangan,melengkapi keterangan dengan fakta-fakta

b.Melengkapi keabsahan keterangan,seperti surat keterangan,pernyataan,lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.

Kesimpulannya,dokumen adalah segala benda,seperti surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli

Berikut ini ada beberapa pendapat dari para ahli mengenai pengertian dokumen diantaranya yaitu:

1.Louis Gottschalk “1986:38”

• Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan dari pada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan-petilasan arkeologis.
• Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian, udang-undang, hibah dan konsesi.
• Dokumen dalam arti luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun, baik yang bersifat tulisan, lisan, gambaran atau arkeologis.

2.G.J Renier “University Collage London 1997:104”

• Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja, baik tertulis maupun lisan.
• Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja.
• Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.

 3.Kamus Umum Bahasa Indonesia

Dokumen ialah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.

 4.Kamus Kepegawaian Dokumen

• Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.
• Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.

 5.Kamus Bahasa Inggris Webster

• Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.
• Dokumen melengkapi keansahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau thesis.

Jenis-jenis dokumen

Jenis-jenis dokumen, dapat ditinjau dari berbagai macam segi diantaranya sebagaimana di bawah ini:

1. Dokumen Jika ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan 4 (empat) jenis, diantaranya dapat kamu baca di bawah ini:

• Dokumen pribadi adalah, berbagai macam surat-surat yang berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa-peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Seperti contohnya : Akte kelahiran, KTP, SIM dan sebagainya.
• Dokumen niaga adalah, berbagai macam surat-surat berharga yang dapat dipakai atau digunakan sebagai pembuktian peristiwa-peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual-beli atau dunia perdagangan. Seperti contohnya : Kwitansi, cek, wesel, saham, dan sebagainya.
• Dokumen sejarah adalah, berbagai macam surat-surat berharga, yang dapat dipergunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi di masa lalu. Seerti contohnya : Naskah proklamasi, Batu bertulis dan lain-lain.
• Dokumen pemerintah adalah, berbagai surat-surat berharga, yang dapat dipergunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi didalam pemerintahan suatu negara. Seperti contohnya : UUD 45, peraturan daerah, keputusan presiden dan lain – lain.

2. Dokumen jika di tinjau dari segi kegunaannya, dapat dibedakan menjadi 4 (empat) macam, yaitu seperti di bawah ini:

• Nilai penerangan adalah surat yang dipakai sebagai pembuktian dalam memberikan berbagai informasi ke pada masyarakat.
• Nilai perdagangan adalah surat yang dipakai sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli di dalam dunia perdagangan.
• Nilai historis adalah surat-surat yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu.
• Nilai yuridis adalah surat yang dapat dipakai sebagai alat bukti secara hukum dimuka pengadilan.

3. Jika dilihat dari segi sumbernya, dokumen dapat dibedakan diantaranya, simak di bawah ini :

• Dokumen yang bersumber dari pemerintah, Misalnya seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah, dan lain-lain.
• Dokumen yang bersumber dari swasta akan tetapi memiliki kekuatan hukum. Misalnya seperti : Akte notaris, visum dokter, dan sebagainya.
• Dokumen yang berasal dari kontrak-kontrak dagang. Misalnya seperti surat: kontrak, perjanjian, dsb.
• Bersumber dari aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan. Misalnya seperti: Kaledeoskop, kliping, dan lain-lain.
• Bersumber dari perseorangan. Misalnya seperti: Koleksi lukisan Afandi, dan sebagainya.

4. Kalau ditinjau dari segi penelitiannya dapat dibedakan kedalam 3 (tiga) jenis, diantaranya yaitu :

• Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi-informasi penelitian langsung dari sumbernya.
• Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisi informasi mengenai literatur primer. Contohnya : bibliografi.
• Dokumen tertier adalah dokumen yang berisi informasi mengenai literatur sekunder, Contohnya : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.

5. Dokumen yang ditinjau dari segi fungsinya, diantaranya sebagimana dibawah ini:

Dokumen dinamis adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan. Dokumen dinamis dapat pula dibedakan sebagimana dibawah ini:

• Dokumen aktif adalah suatu dokumen yang masih terpakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian suatu pekerjaan.
• Dokumen semi aktif adalah suatu dokumen yang frekuensi dari penggunaannya sudah menurun.
• Dokumen in aktif adalah suatu dokumen yang sudah sangat jarang sekali digunakan.

Dokumen statis adalah dokumen yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan. Dokumen statis dapat pula dibedakan atas :

• Dokumen koprol
• Dokumen Literal
• Dokumen Privat

6. Kalau ditinjau dari segi ruang lingkup dan juga bentuk fisiknya, diantaranya dapat di simak di bawah ini:

• Dokumen lateral adalah dokumen yang terjadi akibat ditulis, digambar, dicetak ataupun direkam. Misalnya seperti: Majalah, Koran, pita kaset, film dsb.
• Dokumen corporal adalah dokumen yang berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan juga benda-benda kuno yang meliputi : Keris, batu pualam, arca, pakaian adat, mata uang kuno, dsb. Dokumen corporal suka disimpan dalam museum lalu dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.
• Dokumen privat adalah dokumen yang memiliki berwujud surat menyurat atau arsip. Bidang penyimpanan surat-menyurat ini suka dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .

Fungsi dan Kegunaan Dokumen

Fungsi dan kegunaan dokumen dapat diartikan dalam beberapa hal seperti :

• Alat komunikasi
• Bukti dari apa yang kita kerjakan / lakukan
• Data pendukung apabila ada masalah
• Data pendukung untuk proses pengurusan kargo

Dalam dunia penerbangan secara khusus bisnis kargo kelengkapan dan penataan dokumen sangat penting, termasuk didalamnya pelayanan handling yang dilakukan oleh warehouse operator, dan oleh karena itu dokumen yang telah selesai dikerjakan harus tertata (file) dengan rapi dan benar.

Kegiatan Dokumen

1. Mencari dan mengumpulkan dokumen
2. Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen
3. Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi
4. Memproduksi dokumen
5. Menyortir
6. Menyampaikan dan menyebarluaskan dokumen
7. Menyimpan dan memelihara dokumen

Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Tujuan, Kegiatan Dan Jenis-Jenisnya

PENGERTIANDOKUMENTASI

    Dokumentasi sudah merupakan istilah internasional.Dalam bahasa inggris disebut documentation.Dalam bahasa Belandadisebut documentatie dalam bahasa Latin disebut documentum yang berarti pencarian,penyelidikan,pengumpulan,penyusunan,pemakaian,dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan-penerapan dan bukti.Di indonesia ketentuan-ketentuan mengenai dokumentasi telah diaturdalam perundang-undangan berupa Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1961.

    Sama halnya dengan pengertian dokumen,pengertian dokumentasi berbeda bagi setiap ahlinya.Sebagai bahan perbandingan pengertian dokumentasi dapat pula kita lihat sebagai berikut:

1.      Menurut keperluan perpustakaan khusus, dokumentasi adalah kepustakaan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan perpustakaan khusus.

2.      Menurut mikro reproduksi, dokumentasi adalah reproduksi dokumen dalam bentuk lebih kecil (mikro reproduksi) khususnya dalam bentuk microfilm.

3.       Menurut hasil seminar dokumentasi, dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumentasi yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi ( Seminar kementrian pada tanggal 28Februari s/d Maret 1957).

4.       Menurut FID (Federation Internasional Documentation) dokumentasi adalah pekerjaan pengumpulan, penyusunan, dan penyebarluasan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia.

5.       Menurut NIDER ( Nederlanse Institutvoor Docomentatie Registratur), dokumentasi adalah member keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan dan pemberitahuan tentang literature.

   Kesimpulannya,dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari,mengumpulkan,menyusun,menyelidiki,meneliti,dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen baru yang bermanfaat.

Fungsi Dokumentasi

Setelah memahami pengertian dokumentasi, selanjutnya kita juga perlu mengetahui apa fungsinya. Berikut ini adalah fungsi dokumentasi secara umum dan fungsi dalam perusahaan.

1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum

• Menyediakan informasi tentang isi dokumen bagi pengguna
• Memberikan alat bukti dan data akurat mengenai keterangan dokumen
• Melindungi dan menyimpan fisik serta isi dokumen
• Menghindari kerusakan terhadap dokumen
• Mempersiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan
• Mengembangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara
• Memberikan jaminan keutuhan dan keotentikan infomasi dan data yang ada dalam dokumen

2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan

Dalam perusahaan, ada banyak sekali fungsi dokumentasi, antara lain:

1. Sebagai memori perusahaan yang digunakan untuk menjaga instansi
2. Membantu mengambil keputusan, melakukan perencanaan dan melakukan pengawasan
3. Digunakan sebagai alat pembuktian
4. Digunakan sebagai rujukan histors
5. Penyedia informasi bagi keuangan, personalia dan hal lain yang kelak pasti dibutuhkan oleh berbagai menejemen perusahaan
6. Untuk keperluan pendidikan karyawan baru
7. Untuk memelihara hubungan perusahaan dengan masyarakat, terlebih klien

Peranan dan Tujuan Dokumentasi

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya dalam penjelasan pengertian dokumentasi, tujuan kegiatan dokumentasi adalah untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan, serta bukti.

Beberapan peranan dokumentasi antara lain:

1. Membantu pelayanan di bidang dokumentasi
2. Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi
3. Mengadakan konferensi seminar ilmiah
4. Membantu perkembangan ilmu pengetahuan
5. Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen
6. Membuat dan mengembangkan katalog

Tujuan Dokumentasi

Tujuan dilakukan kegiatan dokumentasi yaitu untuk mendapatkan keterangan dan penerangan pengetahuan serta bukti.

Jenis-Jenis Dokumentasi Secara Umum

Secara umum jenis dokumentasi, yaitu:

1. Dokumen Berdasar Kegiatan

• Dokumen Pribadi; berhubungan kepentingan individu. Contohnya: SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.
• Dokumen Niaga; berhubungan perniagaan atau transaksi jual beli. Contohnya: cek, nota, kuitansi.
• Dokumen Pemerintah; berhubungan ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya; Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.

2. Dokumen Berdasar Bentuk Fisik

• Dokumen Literer; karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Contohnya: buku, majalah, film.
• Dokumen Korporil; berupa benda bersejarah. Contohnya: patung, fosil, dll.
• Dokumen Private; berupa sistem kearsipan. Contoh: surat niaga, dan surat dinas, laporan.

3. Dokumen Berdasar Fungsinya

• Dokumentasi dinamis: penyelesaian pekerjaan langsung (dinamis aktif, semi aktif, dan in aktif).
• Dokumentasi statis: penyelesaian pekerjaan langsung (dokumen koprol, literal, private).

4. Dokumen Berdasar Sifatnya

• Dokumen tekstual; informasi tertulis. Contoh: majalah, buku, dll
• Dokumen nontekstual; informasi teks dan gambar. Contohnya: peta, grafik, dll

5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya

• Dokumen fisik; berhubungan materi, ukuran, sarana prasarana, dll.
• Dokumen intelektual; berdasar tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, dll.

6. Dokumen Berdasar Dokumentasi

• Dokumen Primer; penyajian informasi hasil penelitian asli dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, dan disertasi.
• Dokumen Sekunder; penyajian informasi literature primer/dokumen biliografi
• Dokumen Tersier; penyajian informasi literatur sekunder. Contoh: buku, teks dan panduan literatur.

Jenis-Jenis Dokumen dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis, dokumentasi ini menjadi hal yang penting karena perusahaan bisa melakukan strategi dan analisis berdasarkan data yang valid. Dokumentasi juga berfungsi sebagai pengukur kondisi perusahaan.

Jenis-jenis dokumen bisnis sangat banyak sekali. Umumnya perusahaan menggunakan dokumen untuk berkomunikasi dan bertransaksi agar  mencapai persetujuan yang legal. Berikut ini adalah beberapa jenis dokumen bisnis yang wajib Anda ketahui. Antara lain:

• Email dan Memorandum

Karyawan biasanya menggunakan email untuk berinteraksi, namun sebelum media ini populer, mereka sering memakai memorandum.Akan tetapi ternyata memo juga masih dipakai bila ada hal yang wajib dijaga privasinya, terlebih lagi soal filing.

• Business Letters

Business letters digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak di luar perusahaan. Adapun hal ini bisa meliputi kolega, konsumen, servis, profesional, pemerintah, calon karyawan dan masih banyak lagi. Jaman sekarang, surat bisnis lebih banyak dikirim via email karena lebih efektif.

• Business Report

Business report formatnya lebih formal dan lebih panjang dengan cakupan topik seperti data finansial, sales figures, safety compliance, marketing plans dan sejenisnya. Adapun bussiness report tersebut lebih detail dengan penambahan chart,images, graphs, case studies hingga statistik.

Umumnya laporan ini juga diberikan pada investor seperti laporan penjualan dan perbandingannya.

• Dokumen Transaksi

Dokumen transaksi digunakan untuk memangkas waktu agar transaksi bisnis jadi lebih cepat. Biasanya dalam bentuk invoice, surat order dan sebagainya. Tergantung jenis bisnisnya.

• Dokumen Finansial.

Dokumen finansial mencatat laporan keuangan, proposal, laporan pajak, laporan payrolls, history bank dsb. Laporan ini digunakan untuk melihat kondisi keuangan perusahaan. Apakah pendapatannya dalam beberapa bulan belakangan surplus atau tidak.

Dari sekian beberapa jenis dokumentasi, salah satu yang paling penting yaitu dokumen perdagangan. Dokumen-dokumen niaga ini bisa mulai Anda pelajari pada daftar berikut:

• Surat/dokumen perkenalan
• Surat/dokumen daftar harga
• Surat/dokumen penawaran
• Surat/dokumen pesanan
• Surat/dokumen invoice (tagihan)
• Surat/dokumen pengiriman barang
• Rekening dan Faktur
• Surat/dokumen pengaduan
• Surat/dokumen berisi tuntutan beserta penyelesaiannya
• Surat/dokumen gugatan
• Surat/dokumen memo kredit
• Surat/dokumen pengajuan kredit
• Surat/dokumen perjanjian
• Surat/dokumen rekomendasi
• Surat/dokumen keputusan

PERBEDAAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

    

 Perkataan dokumen dan dokumentasi merupakan dua istilah yang pertama menekankan bentuk bendanya, seperti surat, memo, buku, foto, maket, dan lain-lain atau lebih tegas merupakan dokumen literer dan korporil, sedangkan kedua lebih menitik beratkan kepada pengelolaan atau pengurusan dokumen itu sendiri. Istilah dokumentasi (documentation) akan diuraikan secara garis besar dengan menggunakan beberapa sumber acuan.
       Istilah dokumentasi berasal dari perkataan Bahasa Inggris “documentation”, yang mungkin akan berakibat beda tafsir jika dihadapkan kepada pandangan ahli Bahasa dan ahli dokumentasi. Pihak pertama akan menyebutkan kata benda bentukan dari perkataan “document” sebagai kata kerja, namun bagi ahli dokumentasi akan beranggapan antara lain: “istilah dokumentasi bukanlah kata benda, tetapi kata kerja yang dibendakan. Jadi apa yang dikatakan Dokumentasi tersebut akan mempunyai sifat-sifat yang kongkrit. Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan-keterangan (seperti kutipan-kutipan dari surat kabar, gambar-gambar, dsb). Film dokumentasi adalah film yang mempertunjukkan peristiwa-peristiwa, kegiatan-kegiatan dalam masyarakat.
       Dokumentasi adalah suatu aktivitas yang menggunakan atau berkaitan dengan masalah dokumen itu sendiri atau fisik dokumen dan aktivitas dokumentasi meliputi antara lain:

•      Mencari dan mengumpulkan serta mengatur dokumen menurut system tertentu;

•      Menyediakan dokumen untuk dapat digunakan pemakai dokumen untuk menghasilkan keterangan atau untuk penyelidikan atau untuk penerangan; 
•    Mengolah dokumen seperti memelihara, mengawetkan, melindungi kerahasiaan isinya dan menyebarkan dokumen yang diperlukan oleh masyarakat konsumennya; 
•      Menjaga obyektivitas informasi suatu dokumen dan dalam mengolah informasi yang ada didalamnya hendaklah bersikap netral.

Berikut merupakan tabel lima perbedaan dokumen dan dokumentasi:

Dokumen	Dokumentasi
Difokuskan pada benda/informasinya	Difokuskan pada kegiatannya
Tidak merupakan unit kerja	Merupakan unit kerja
Bersifat pasif	Bersifat aktif
Digunakan sebagai alat bukti	Mengolah dan menyiapkan dokumen baru
Menunjang penelitian	Menyiapkan keterangan untuk penelitian

Penelusuran yang terkait dengan dokumentasi

• tujuan dokumentasi
• contoh dokumentasi
• kegiatan dokumentasi
• jenis jenis dokumentasi
• dokumentasi adalah menurut para ahli
• manfaat dokumentasi
• tugas dokumentasi
• perbedaan dokumen dan dokumentasi

Share :